STICHTING HET KLEINSTE HUISJE VAN SCHERMERHORN

 

  1. Aanmelding als ‘vriend’ (=donateur)

Bij aanmelding als vriend (=donateur) wordt opgave gedaan van aanhef Hr/Mw, (voor)na(a)m(en), adres en woonplaats (NAW-gegevens) alsmede telefoonnummer(s) en indien van toepassing emailadres en bankrekening. Voor de bewaartermijn van dit emailverkeer of de schriftelijke notitie van de aanmelding zie paragraaf 10. De aanmelding wordt bij voorkeur via onze website gedaan en bij uitzondering mondeling bij een bestuurslid of vrijwilliger.

 

  1. Vriendenadministratie

De bij paragraaf 1 vermelde persoonsgegevens worden vastgelegd in het programma PC-leden 6.1. Dit programma is geïnstalleerd op de harde schijf van de computer van de penningmeester. Alleen hij heeft toegang tot de opgeslagen informatie. Dit programma wordt gebruikt voor de aanmaak van vriendenlijsten, etiketten voor de verzending van onze vriendenbrieven en voor de aanmaak van de jaarlijkse acceptgiroformulieren. De geprinte vriendenlijsten zijn ter vastlegging van de betaling van de jaarlijkse vriendenbijdrage.

 

  1. Communicatie met onze vrienden

Uitsluitend de NAW-gegevens gaan naar degene(n) die belast is / zijn met de verzending van onze ‘vriendenbrief’. Onze stichting heeft er voor gekozen om onze ‘vriendenbrief’ uitsluitend per post te versturen of door bestuursleden en/of vrijwilligers persoonlijk te bezorgen.

Donaties worden in de regel per acceptgiro opgevraagd. Op de acceptgiro worden uitsluitend de N.A.W.-gegevens vermeld. De acceptgiro wordt ingesloten bij de Vriendenbrief van april van een jaar.

 

  1. Beschikbaar stellen van persoonsgegevens vrienden

NAW-gegevens van onze vrienden zullen niet beschikbaar worden gesteld aan organisaties, bedrijven en personen, behoudens indien onze vrienden daartoe schriftelijk toestemming hebben verleend.

 

  1. Vrijwilligers

De secretaris beheert een bestand van N.A.W.-, telefoon- en emailadressen van onze vrijwilligers. Zijn of haar naam wordt terstond uit dit bestand verwijderd na beëindiging van betrokkenheid als vrijwilliger.  

 

  1. Reserveringen, groepsbezoeken en vaartochten

De bij paragraaf 1 gespecificeerde persoonlijke gegevens worden aan die vrijwilligers verstrekt, die belast zijn met het registreren van aanvragen voor de reservering van ons Huisje, een vaartocht of een groepsbezoek. Deze vrijwilligers worden aangewezen door het bestuur van onze stichting en in de notulen vastgelegd.

 

  1. Communicatie met de ‘buitenwereld’

Op onze website (www.kleinstehuisjeschermerhorn.nl) worden geen gegevens van onze vrienden vermeld. Op onze website worden foto’s opgenomen van door onze stichting georganiseerde evenementen of bijeenkomsten al of niet binnen het verband van een arrangement. Bij bezwaar door een op een foto voorkomende persoon, wordt deze foto direct van onze website verwijderd.

 

  1. Opvragen van informatie en reserveringen

Het opvragen van informatie of het doen van reserveringen vindt plaats via onze website.

De toegang tot onze website respectievelijk tot het betreffende emailverkeer is uitsluitend toegestaan door de secretaris en penningmeester van onze stichting en de bij paragraaf 6 genoemde vrijwilligers.

 

  1. Recht van inzage

Op schriftelijk verzoek van een vriend geeft de secretaris c.q. penningmeester binnen 1 maand, in bijzondere gevallen te verlengen met 2 maanden, een overzicht van de vermeldingen van deze vriend in de bij onze stichting aanwezige bestanden.

 

  1. Bewaartermijn

Na als vriend te zijn opgenomen in het bestand PC-leden wordt de aanmelding direct verwijderd. Hetzelfde gebeurt na afmelding van de betrokkenheid bij onze stichting als vriend. Het bestand PC-leden wordt 1 keer per 3 jaar geschoond van vrienden, die zich hebben afgemeld. Deze bewaartermijn is ook van toepassing op de registratie van reserveringen als genoemd bij paragraaf 6. Deze termijn is aan te houden ten behoeve van de controle van de financiële administratie. De bewaartermijn van het emailverkeer inzake aangevraagde informatie bedraagt 1 jaar.

 

  1. Privacy beleid

Voor verdere informatie betreffende uw registratie en ons beleid daartoe krijgt u op verzoek het Privacyreglement per email toegezonden.

Schermerhorn, 31 januari 2019

Bestuur Stichting Het Kleinste Huisje van Schermerhorn